Pracodawca w trakcie przetwarzania danych osobowych pracownika musi stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych osobowych, takich jak minimalizacja danych. Dotyczy to także postępowania z grafikami, listami obecności i planem urlopów.
Plan urlopów
Grupa pracowników może otrzymać plan urlopów na dany rok i nie stanowi to naruszenia zasady minimalizacji danych o ile znajduje się tam imię nazwisko pracownika, termin rozpoczęcia i zakończenia urlopu. W udostępnianym planie nie mogą widnieć informacje na temat rodzaju, czy wymiaru urlopu.
Grafiki czasu pracy
W grafikach czasu pracy nie powinny widnieć informacje dotyczące przyczyn absencji tj. zwolnienia lekarskiego, czy faktu skorzystania z opieki na dziecko.
Grafik może być dostępny dla współpracowników, ale nie powinny być na nim nanoszone informacje o przyczynach nieobecności.
Listy obecności
Na listach obecności nie mogą być zamieszczane informacje na temat chorób, urlopów, faktu sprawowania opieki nad dzieckiem. Mogą za to być wpisane informacje związane z pracą takie jak: praca zdalna, szkolenia BHP, wyjścia służbowe.
Udostępnienia danych o chorobie kontrahentom w celu usprawiedliwienia przekroczenia terminu wykonania czynności i zdań stanowi naruszenie danych osobowych pracownika.
Zdjęcie pracownika na identyfikatorze
Rejestracja czasu pracy nie powinna odbywać się za pomocną danych biometrycznych, ale za pomocną kart dostępowych. Na kartach nie powinno widnieć zdjęcie pracownika.
Wyznanie
Indywidualny rozkład czasu pracy pracodawca ustala na podstawie wniosku pracownika, ale nie może żądać składania oświadczenia o wyznaniu.
Przetwarzanie danych dot. przekonań religijnych jest możliwe tylko gdy jest to konieczne dla wypełnienia obowiązków i praw przez administratora, np. celem udzielenia pracownikom, będącym Adwentystami Dnia Siódmego wolnej soboty.
Partner merytoryczny: KMITA KANCELARIA
Przeczytaj także: Dokumentacja pracownicza. Jakich dokumentów nie wolno żądać pracodawcy od pracownika?
Źródło: Biuletyn UODO dla IOD 9/09/2023
