Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną. Informacja publiczna musi zostać udostępniona podmiotowi, który wnosi o jej udostępnienie. Niekiedy przygotowanie informacji zgodnie z wnioskiem jest czasochłonne i wymaga przetworzenia.
Informacja prosta
Informację prostą szpital może udostępnić w takiej formie w jakiej ją posiada. Wyodrębnienie takiej informacji z posiadanych rejestrów, zbiorów dokumentów, akt postępowań nie jest związane z koniecznością poniesienia kosztów osobowych lub finansowych. Przekazanie informacji prostej nie koliduje w sposób znaczny z bieżącymi zadaniami pracowników udostępniających informację. Informacja prosta nie zmienia się w informację przetworzoną poprzez proces przekształcenia. Wymagane jest za to jej przetworzenie, którym nie jest konieczność sprawdzenia informacji w materiałach archiwalnych.
Wyszukanie prostej informacji w elektronicznych bazach danych nie jest informacją przetworzoną.
Informacja przetworzona
Jeżeli w wyniku udostępnienia informacji publicznej szpital zobowiązany do udostępnienia ma ponieść dodatkowe koszty związane ze wskazanym we wniosku sposobem udostępnienia lub koniecznością przekształcenia informacji w formę wskazaną we wniosku, wówczas może pobrać od wnioskodawcy opłatę w wysokości odpowiadającej tym kosztom.
"Jakkolwiek "informacja publiczna przetworzona" nie posiada na gruncie obowiązującego prawa swojej definicji legalnej, to można wskazać, że charakter taki mogą mieć dane publiczne, które co do zasady wymagają dokonania stosownych analiz, obliczeń, zestawień statystycznych, ekspertyz, połączonych z zaangażowaniem w ich pozyskanie określonych środków osobowych i finansowych organu, innych niż te wykorzystywane w bieżącej działalności. Uzyskanie żądanych przez wnioskodawcę informacji wiązać się zatem musi z potrzebą ich odpowiedniego przetworzenia, co nie zawsze należy utożsamiać z wytworzeniem rodzajowo nowej informacji. Przetworzenie może bowiem polegać np. na wydobyciu poszczególnych informacji cząstkowych z posiadanych przez organ zbiorów dokumentów (które to zbiory mogą być prowadzone w sposób uniemożliwiający proste udostępnienie gromadzonych w nich danych) i odpowiednim ich przygotowaniu na potrzeby wnioskodawcy. Tym samym również suma informacji prostych, w zależności od wiążącej się z ich pozyskaniem wysokości nakładów, jakie musi ponieść organ, czasochłonności, liczby zaangażowanych pracowników - może być traktowana jako informacja przetworzona." (tak Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 23.11.2018 r., sygn. akt I OSK 2951/16).
Jeżeli zatem szpital wykaże, że obsługa wniosku o udostępnienie informacji publicznej wymagała obciążenia danego pracownika dodatkowymi obowiązkami, wykraczającymi ponad jego czas pracy, to może obciążyć wnioskującego kosztami. To samo dotyczy sytuacji gdy udostępnienie informacji publicznej utrudniała normalne funkcjonowanie. Opłaty muszą mieć charakter zindywidualizowany, należycie uzasadniony i zależeć od konkretnie poniesionych kosztów, np. iloczyn godzin pracy i stawki wynagrodzenia pracownika.
Powiadomienie wnioskodawcy o wysokości opłaty musi nastąpić w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku o udostępnieniu informacji publicznej.
Przeczytaj także: Dodatkowe 2 dni wolnego w roku dla pracowników
Źródło: ustawa o dostępie do informacji publicznej
