Pracodawca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. W dokumentacji pracowniczej można przechowywać dokumenty wymienione w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie wpina się do części A akt osobowych. Dokumenty związane z nawiązaniem zatrudnienia i przebiegiem pracy wpina się do części B. Informacje o wykształceniu, posiadanych kwalifikacjach można gromadzić w części A, gdy stanowisko wymaga posiadanych kwalifikacji. Jeśli jednak stanowisko nie wymaga szczególnych umiejętności to pracodawca nie ma prawa gromadzić w aktach osobowych dokumentów dot. wykształcenia. Pracodawca może jednak poprosić pracownika o ich dostarczenie po nawiązaniu stosunku pracy (wcześniej nie może ich uzyskać), gdy jest to konieczne np. dla wypłaty nagrody jubileuszowej albo obliczenia urlopu, ale wtedy te dokumenty powinny zostać wpięte w części B.
Adres zamieszkania z kolei pracodawca może przetwarzać przed nawiązaniem stosunku pracy, gdyż jest to potrzebne do wypełnienia skierowania na badania wstępne.
Przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej nie wymieniają orzeczenia o niepełnosprawności wśród dokumentów, które pracodawca może przechowywać. Dokument ten stanowi jednak podstawę do realizacji uprawnień pracownika posiadającego stopień niepełnosprawności, dlatego też pracodawca powinien umieścić kopię orzeczenia w dokumentacji pracowniczej. Należy jednak dokonywać przeglądu dokumentów znajdujących się w aktach pod kątem ich przydatności. Nie można przechowywać dokumentów dłużej niż jest to potrzebne.
Partner merytoryczny: KMITA KANCELARIA
Przeczytaj także: Zwolnienie pracownicy w ciąży albo na zwolnieniu lekarskim coraz bardziej kłopotliwe dla pracodawców.
Źródło: UODO, MRIPS
